前回の記事では5Ｓ、特に2S(整理、整頓)とは何か？行うことで得られるメリットについて述べました。大きなメリットがある事を理解しているにもかかわらず、なかなか実行できない、続けることができない。自分自身でもできないし、会社、チーム全体でも継続することはかなりむずかしいんです。今回の記事では少しでも5S活動が継続的に実行できる取り組み方を紹介したいと思います。
1. ゲームをして整理、整頓の必要性を理解する。
5Sをするためには2S(整理、整頓)をすることで得られる効果を実感しなければなりません。それを理解しなければ、2Sを維持するための残りの3S(清掃、清潔、躾)なんてやる訳がないですからね。
実際に職場内で整理整頓して実践してもらうのが一番よいのですが、それすらもやってはもらえない人もいます。そのため、2Sの効果を実体験できるゲームをするのがよいです。
まずは以下のカードから30秒以内に1～30まで順番に数値に〇印を記入します。
では、よーいドン！
何個〇を書くことができましたか？
次は必要なもの（数字）は左エリア、不要なもの（英字）は右エリアに分けました。
この整理されたカードも同じように1から順番に〇印をつけてください。
〇を書くスピードがあがり、印ができた個数が増えましたね？
最後に必要な左エリアを整列して、すぐに取り出せる状態にしました。
整頓されたカードです。
まあ、やらなくてもわかりますね。
2. マルチタスクにならない仕事のやり方を改善する
2Sの必要性も理解して、整理整頓を時間をかけてやったがなかなかその状態が維持できない。ほとんどの人がこの状態に陥ってしまうんですね。今、わたしの職場はこの状態で定期的に整理整頓をしていますが、維持ができないんです。
これを解決するには仕事の仕方、流儀を変えなければならないです。
とくにデスク周りがごちゃごちゃしている人の仕事はなんちゃってマルチタスクになっていることが多いんです。このなんちゃってマルチタスクとは、複数のタスクを同時進行しているが実際のタスクは進行してなく、タスクをこなしているつもりでも、ほとんどのタスクが完了してなく、ただただタスクをため込んでいる状態のことです。
このタイプの人はタスクが常にMAX状態なので、「最近、仕事の状況はどう？」って聞くと、
即座に「忙しい！」と回答してますね。
この状態では整理整頓しても、結局、仕事をしている本人がどのタスクを優先しなければならないのか？不要なタスクの整理ができないのではいまやらなくてもよいタスクの分別ができないので、整理整頓した状態が役に立たないので維持できないんです。
そのためにやることとしては、目に見えるデスク周りの整理整頓以外にもPC内のﾌｫﾙﾀﾞの整理が有効です。特にﾃﾞｽｸﾄｯﾌﾟ画面にｼｮｰﾄｶｯﾄｱｲｺﾝが散りばめられた状態の人は要注意ですね。さらに自身のスケジュールやタスクリスト(やるべき一覧)の定期的な整理を週一回程度でもやると整理整頓が効果的になります。 このタスク管理は今後、別記事にしたいと思います。
3. 整理、整頓された状態が当たり前な環境を作る。
「必要性を理解して」「仕事のやり方も変えた」ことで、個人のデスク回りの整理整頓はできたとおもいます。（たぶん）しかし、整理整頓は職場環境の改善が目的なので、最終的なゴールは個人のデスク回りの改善ではないんです。何を言いたいかというと、個人のデスク以外にも共有している作業場や、会議室、共有備品などの整理整頓ができていないと職場改善にならないからです。
整理整頓をすることで業務効率化などの効果が得られますが、その状態を維持しなければ「効率化」というパフォーマンスが発揮できない上、個人の効率化が進んでもチーム全体が改善しなければ、仕事が効率的になったとはならないです。
よって、職場全体の整理整頓ができることでチーム全体の業務効率化という改善が初めてできるんです。
そのためにはまず職場全体が整理整頓していない状態は異常な状態という環境作りが必要不可欠です。前述した割れ窓理論のように、職場の一人、1か所でも整理整頓されていないと芋づる式に整理整頓の崩壊が始まります。整理整頓ができている職場は定期的な整理整頓をしなくても、整理されていない異常な状況が即座に発見することができるんです。
「ハサミが置いていなければならない置き場にハサミがない」とその状態がすぐに異常とわかり、
・現在誰かが使用しているのか？
・返却していないのか？
・紛失したのか？
というように異常な状態をすぐに検出でき、即座にその修正の対応が可能なんです。
4. まとめ
皆さんは職場で「5S活動をしましょう」とよく言われていると思います。
しかし、5S活動は整理整頓された状態を維持することが目的なので、2S(整理整頓)ができていないのに5S活動の意味がないです。
(不要なものが含まれている)整理されていない場所の清掃をしても見栄えがよくなるだけで効果を得ることができません。職場改善のファーストステップは整理。つまり不要なものを捨てるということですね。
以上です。
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